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基于拨号远程网络传送总部、门店库存管理方案
对于实施远程经营管理,采用拨号网络进行数据传送的企业,为了加强总部对各门店的管理和控制,在物流方面,各门店库存帐管理和库存控制,应该由总部完成。
在全面引入信息化管理之后,各门店的库存商品帐建在何处?是总部,还是门店?谁负责登录?在实现计算机管理的条件下,如何设置这些数据和作业流程?
第一种方案:门店管理库存
门店负责管理商品库存帐,并且由门店自己登录或从网络上下载总部制的配送单,总部可以通过计算机网络进行各门店库存情况查询。
第二种方案:总部管理门店库存
总部负责门店库存管理,由总部负责登录门店商品库存帐。门店库存帐存放在总部主机中,总部完成配送单制单并确认登帐的同时,即时更新总部库存和相应门店的库存商品帐。各门店可以通过计算机网络向总部查询门店的库存和有关配送单。
两种方案比较如下:
门店自己管理库存的方案,在给予门店较大责任的同时,也给门店较多的工作负担。门店必须完成配送单的登录,在配货量大的时候,这是一个不小的工作负荷,需指定经过培训的专人承担,从而增加人工成本。而且,由于是相对于总部制单之后的二次重复登录,则增加了录入错误出现的机会。一旦出现录入错误,需与总部的原始单据进行核对,从而又增加了工作量。若通过网络,采取配送单网上传输的方式,虽然可以避免门店进行配送单二次录入的过程,但对于总部难免出现的配送货物差错,配送单的修正及入帐确认又会产生问题。由于门店库存的管理属于门店,配送单确认和入帐的责任也属于门店,则总部对于需修正配送单的获取,再核对,及配送中库存的修正变成从属和被动的工作。加之,就目前的通讯条件和费用成本而言,大多数公司的远程门店与总部通讯采用的是普通电话网。在这种传输条件下,多个门店都采用网上即时传送单据和核对单据,是不可行的,除非在通讯设备上有很大投入。在采用普通电话网进行通讯的情况下,需修正单据传递时的时效性、完整性得不到很好的保证,往往出现总部库存与门店库存在配送过程中对不上帐,出现库存的混乱和差错。
采用总部管理门店库存的方案,则总部负责门店库存帐的登录。具体作法是在总部主机内,保存所有门店的商品库存帐。当配送单制单完成并确认登帐时,在总部商品库存帐变更的同时,该配送单所涉及的门店商品库存帐做相应的变更。制单完成的配送单随货同行,送达门店仓库。门店仓库根据单验货收货。若发生货单不一致的差错,则在单据上注明差错内容,及修正处理的具体要求,门店仓库按实际品种数量收货。该单据的回执联返回总部。总部对差错单据核对后,进行修正录入,同时修改门店商品库存帐和总部商品库存帐。门店可以通过网络向总部服务器访问查询本门店的库存情况和配送单等信息,也可以通过网络将库存数据下载到门店的计算机上,以便进行有关管理时使用。但较前一方案的不同之处在于,总部登记的门店商品库存帐是唯一的有效库存数据,不会出现总部与门店在库存帐数据上相互之间衔接不上的情况。门店仓库签收的配送单回执联是总部所登记门店库存的原始凭证,当门店对库存数据出现疑问时可以根据它进行核对。
对于门店向总部的退货及门店之间的货物调拨,其退货单、调拨单的制单、登录均由总部完成,从而保证库存数据准确性和一致性。
对于门店的盘点业务,由门店将其盘点数据录入计算机系统,并上传至总部的主机中,由总部进行库存商品帐的溢缺处理,其处理结果由总部下传给各门店。
上述第二方案的好处可以概括为以下几点:
⑴、门店库存数据的更新是即时的,保证了总部各种业务活动对门店库存数据的实时需求。而前一方案则很难做到这一点。因为前一方案在配送单已发出,而尚未送达门店并登录入机期间内,总部暂时不能准确地把握各门店库存,从而影响即时业务的开展。
⑵、可以保证库存数据的唯一正确性,不致在总部和门店之间引起混乱。
⑶、可以提高效率,降低成本。减少门店对专职录入人员的需要,减少录入设备数量,使门店能专心于对商品实物的管理和销售管理。
⑷、既可以满足门店业务活动中,对库存数据查询访问的需求,又有利于加强总部对门店及整个物流的管理控制,因为总部实时掌握各门店的库存情况,才可以及时对进货、配货、调拨、核算等进行处理。
所以,这样一个方案为全公司的整体核算和各种经营管理打下了基础。这种库存管理方式,对远程经营管理均适用。
 
 
 
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